Satsa i en lågkonjunktur

Det är i uppförsbackarna man rycker

Att våga satsa när det går tungt kräver såklart både likviditet och mod, men om man gör det kan man också vinna stora marknadsandelar snabbt; att göra något som sticker ut kan hjälpa till att ge framgång. Självklart bör man först kolla på hur man ska ta sig an utmaningen och frågor som är värda att ställa till sig själv kan vara: Har vi likviditet? Vilka projekt är prioriterade? Vad är riskerna om lågkonjunkturen är ihållande?

När man gjort denna riskbedömning så kan man börja på sitt arbete.

Var ska vi börja?

Det finns i alla organisationer gott om förbättringsmöjligheter, det kan vara: bättre affärsprogram, tydligare mappstruktur, bättre onboarding rutiner osv.

Det vi anser är att dessa förbättringsmöjligheter behöver man prioritera utifrån följande frågeställning: om vi genomför denna förändring – hur mycket mer pengar tjänar vi då? Att utgå från ekonomi är såklart helt naturligt och det man bör göra, om ni väljer ett område att förbättra som sedan inte ger avkastning så kommer ni tappa motivationen och risken finns att man inte slutför projektet.

Förslag på förbättringsåtgärder man kan göra i en lågkonjunktur:

Styr upp ert AD

AD står för Active Directory och är en katalog med alla era användare och rättigheter. Oavsett vart ni har detta AD, om det är on-prem (i ert eller en partners datacenter) eller i Azure (hos Microsoft) så har ni nytta av att städa ert AD. Ni kan spara kostnader genom att ta bort användare som inte ska finnas kvar och det ökar säkerheten genom att ni tar bort konto som ligger öppna helt i onödan. De ni bör kolla på är att komplettera ert AD med ”Manager” då får ni ett snyggt organisationsschema i Teams, ni bör fylla i alla kontaktuppgifter så att ert AD kan användas som den katalog det är tänkt för.

Ta hjälp av er IT-partner och styr upp detta, detta är en investering som i princip bara kostar er tid och kommer ge många fördelar vid bland annat onboarding och offboarding.

Flytta filstruktur till molnet

Att ha en filstruktur på en filserver har nästan bara nackdelar när man jämför med SharePoint lagring. Allt från mobilitet till säkerhet blir mycket bättre i SharePoint. Att bara kopiera över en ”sunkig” filstruktur är inget alternativ, ta tillfället i akt och bygg upp en ny fin filstruktur med SharePoint/Teams som verktyg. När ni är klara med strukturen så kan ni kopiera över den data som ni verkligen vill ha med in i framtiden, resten av skräpet blir kvar på filservern som arkiveras. Detta projekt kräver lite mer hjälp än vad som behövs för att styra upp ert AD, men med er IT-partner kan ni få hjälp att komma igång – sen gör ni resten själva.

Se över onbording rutinerna

Har ni haft en anställd som börjat och denna person har haft teknikstrul? De har nog alla bolag upplevt, dels går det åt mycket tid, dels får den nya personen en dålig start. Att se över denna onboarding rutin så att den är bra och tydlig är viktigt, och detta rör inte IT utan alla era rutiner. Säkerställ att det finns checklistor och ett tydligt ägandeskap av arbetsuppgifterna så att en ny person kan börja utan teknikstrul. Ett bra tips är att man har ett formulär med tvingande fält där man måste fylla i alla uppgifter så att man inte kan slarva – för det som inte blir gjort från start blir svårt att gånga upp i efterhand.