4 sätt att se till att ITn hänger med tillväxten
När man har tillväxt i ett företag finns det många saker som kan bli problem, i denna text kommer ett antal tips på saker man kanförbereda i sin organisation för att inte få problem med IT-växtvärk.
Innehållsförteckning
Sammansätt en IT-anpassad organisationsstruktur
Det första man bör tänka på är att man måste förbereda sin organisation och sätta upp de nyckelpersonerna som krävs för att stödja tillväxten.
Om man siktar på att bli stor kanske man från början ska rekrytera en IT-chef, som håller i allt från intern personal till externa leverantörer.
När det kommer till IT-drift och support bör man fundera över om man ska sköta detta i huset, med egen personal eller med hjälp av leverantörer.
Samma fråga gäller när det kommer till affärssystem och övriga användarnära-program, ska dessa skötas av egen personal eller av leverantörer?
När man har organisationen på plats ska man börja med att sända ut rätt signaler inom bolaget, låt inte IT-chefen drunkna i IT-supportärende som egentligen ska gå till en extern leverantör.
Ett tips kan också vara att låta ledningsgruppen och IT-gruppen ha schemalagda möte, där man säkerställer att IT-gruppen strävar efter samma mål och samma tempo som ledningen vill ha.
När företagets organisation är satt och riktningen är utstakad är det dags att börja kolla på tekniken, detta delar vi upp i lite olika delar.
Hitta programvaran som stödjer din organisation
Programvarorna för att stödja organisationen är en av de viktigaste bitarna, finns det möjlighet att växa med befintligt affärssystem eller behöver man byta, det är en av de tyngre besluten att välja.
Det är svårt att byta ett affärsprogram – men om ni ser det på 5-10 års sikt, kommer ni kunna klara er utan att göra detta.
Om svaret är nej, byt då snabbt. För ju längre tiden går, ju mer växer ni ihop i ert affärsprogram och då blir det såklart svårare att byta.
Valet av affärssystem är som sagt en komplex fråga, det finns många företag som är specialiserade på att ta fram en karta där man kan se vilka olika system som bäst passar er verksamhet.
Planera anslutningar utifrån en nätverkskarta
Nästa punkt att avhandla är nätverket, på vilka orter ska företaget verka och vilka anslutningar behövs är frågor som bör utredas först och därefter behöver man ta fram en nätverkskarta.
Det är en stor skillnad om man säger att företaget bara har en lokal t.ex. i Ängelholm, eller om företaget ska ha möjlighet att växa med filialkontor t ex både i Malmö, Stockholm och Göteborg.
Om driften ska vara i molnet, hos en driftspartner eller kanske i huset är en fråga att utreda längre fram, först bör man bestämma vilka program och vilka orter man ska finnas på. Till exempel, kan ett program som är känsligt för latens (latency) behöva placeras i huset medan andra program kan fungera bra via VPN/IPsec tunnlar. Ett vanligt sätt att lösa latensproblem är fjärrskrivbord, såsom terminalserver eller Citrix men i alla fall går det inte – t ex om det är ett grafiktungt program.
Det finns fördelar att ha driften i molnet men det finns också fördelar att ha servern i huset, något som blir mer vanligt är att man lägger drift av mailsystem och filstrukturer i molnet med hjälp av t ex Microsoft 365, Teams, SharePoint – men att man har servrar på plats nära produktionen för att inte vara beroende av Internet för att t ex en fabrik ska kunna producera sina produkter.
Förbered för ett smartare arbete med IT
För att kunna skala upp behöver man också sätta tydliga rutiner för detta arbete, till exempel, färdiga beställningsformulär där en chef kan fylla i deras nya medarbetares uppgifter så att en dator levereras med rätt specifikation och med rätt program installerade från start. Att ta sig denna tid, och sätta upp on-bording och off-bording rutiner är väl investerad tid.
Kort sammanfattning på hur man bör tänka för att undvika IT-växtvärk:
- Gör en utredning på vilken intern organisation som krävs för att skala upp IT-verksamheten.
- Säkerställ att IT-gruppen jobbar i linje med ledningsgruppens agenda.
- Sätt upp tydliga riktlinjer om vad den interna organisationen ska hantera för frågor och vad de inte ska hantera.
- Kolla i förstahand på vilka program och var man ska arbeta, senare på hur IT-driften ska designas för att stödja detta.
- Gör upp färdiga formulär så att det blir lätt att skala upp verksamheten
