SharePoint Online - frukostmöte

SharePoint Online – ett smartare sätt att lagra gemensamma filer

Idag har vi haft ett välbesökt frukostmöte, många på plats och en hel del anslöt via Teams.
Vår VD Daniel Ivarsson visade och demonstrerade hur vi jobbar i SharePoint Online med
datalagring och SharePoint i allmänhet, med påföljande frågestund.

Vår säljare på hårdvara Sebastian Frykberg presenterade nya produkter
som vi har framme på visning till slutet av oktober.
Så kom gärna förbi och ta en titt och lyssna av Sebastian!


5 tips för att flytta från er filserver till SharePoint Online

Idag använder fortfarande många företag en filserver för att lagra gemensamma filer,
SharePoint Online är ett smartare sätt att lagra gemensamma filer.
Här kommer 5 konkreta tips på hur man på bästa sätt genomför denna förändring:

1. Utse dataägare
Oavsett var man lagrar sina filer bör varje mapp ha sin ägare så att man vet vem som ansvarar för innehållet.
T ex mappen Ekonomi kanske ekonomichefen ska vara dataägare för,
på så sätt blir det enkelt att fråga ekonomichefen vem som ska ha tillgång till mappen.

2. Låt dataägaren sätta upp en låst struktur
Varje mapp bör ha en låst grundstruktur så att man inte möts av 100-tals ostrukturerade dokument
när man går in i ekonomimappen.
Med det menar vi att man låser första vyn så att det enbart är dataägaren som kan skapa nya mappar
eller döpa om befintliga. Samt att ingen kan lagra dokument direkt under mappen ”Ekonomi”.

3. Teams site eller SharePoint site
Det finns två vägar att gå, antingen sätter man upp en SharePoint site eller så skapar man en site
genom att skapa ett team i Teams.
Skapar man ett team i Teams så får man automatiskt en chattkanal m.m. – denna vägen rekommenderar vi.

4. Börja med OneDrive
När man ska börja resan så rekommenderar vi att man börjar genom att låta användaren flytta sin hemmakatalog
(personliga filer inklusive skrivbord) till sin OneDrive lagring, på så vis lär sig användarna fördelarna
med molnet och det blir en bra start på projektet.
Glöm inte att snabbt stänga användarnas hemmakataloger så att användaren inte blir förvirrad och
har samma data på flera ställen.

5. Höj lägstanivån i företaget
Utbildning är viktigt, att ha en hög högsta nivå hjälper inte så mycket då Office 365 och
SharePoint Online är ganska enkelt att använda.
Istället är det bra att satsa på att höja lägstanivån genom att ha workshops eller utbildningspass för personalen.

Lycka till med ert digitaliseringsprojekt!