Tips och inspiration – om allt som har med IT att göra.

SharePoint Online – ett smartare sätt att lagra gemensamma filer

Idag har vi haft ett välbesökt frukostmöte, många på plats och en hel del anslöt via Teams.
Vår VD Daniel Ivarsson visade och demonstrerade hur vi jobbar i SharePoint Online med
datalagring och SharePoint i allmänhet, med påföljande frågestund.

Vår säljare på hårdvara Sebastian Frykberg presenterade nya produkter
som vi har framme på visning till slutet av oktober.
Så kom gärna förbi och ta en titt och lyssna av Sebastian!


5 tips för att flytta från er filserver till SharePoint Online

Idag använder fortfarande många företag en filserver för att lagra gemensamma filer,
SharePoint Online är ett smartare sätt att lagra gemensamma filer.
Här kommer 5 konkreta tips på hur man på bästa sätt genomför denna förändring:

1. Utse dataägare
Oavsett var man lagrar sina filer bör varje mapp ha sin ägare så att man vet vem som ansvarar för innehållet.
T ex mappen Ekonomi kanske ekonomichefen ska vara dataägare för,
på så sätt blir det enkelt att fråga ekonomichefen vem som ska ha tillgång till mappen.

2. Låt dataägaren sätta upp en låst struktur
Varje mapp bör ha en låst grundstruktur så att man inte möts av 100-tals ostrukturerade dokument
när man går in i ekonomimappen.
Med det menar vi att man låser första vyn så att det enbart är dataägaren som kan skapa nya mappar
eller döpa om befintliga. Samt att ingen kan lagra dokument direkt under mappen ”Ekonomi”.

3. Teams site eller SharePoint site
Det finns två vägar att gå, antingen sätter man upp en SharePoint site eller så skapar man en site
genom att skapa ett team i Teams.
Skapar man ett team i Teams så får man automatiskt en chattkanal m.m. – denna vägen rekommenderar vi.

4. Börja med OneDrive
När man ska börja resan så rekommenderar vi att man börjar genom att låta användaren flytta sin hemmakatalog
(personliga filer inklusive skrivbord) till sin OneDrive lagring, på så vis lär sig användarna fördelarna
med molnet och det blir en bra start på projektet.
Glöm inte att snabbt stänga användarnas hemmakataloger så att användaren inte blir förvirrad och
har samma data på flera ställen.

5. Höj lägstanivån i företaget
Utbildning är viktigt, att ha en hög högsta nivå hjälper inte så mycket då Office 365 och
SharePoint Online är ganska enkelt att använda.
Istället är det bra att satsa på att höja lägstanivån genom att ha workshops eller utbildningspass för personalen.

Lycka till med ert digitaliseringsprojekt!

Säljtrick du ska passa dig för i IT-branschen

Jag tänkte ägna en stund åt att försöka utbilda gemene man och inköpare åt vad en ska passa sig för,
vid större upphandlingar och framförallt inom IT-drift.
Min förhoppning är att helt ta bort eller ge förståelse till några gamla säljtrick i IT-branschen.


Vad betalar jag egentligen för?
Ett vanligt begrepp som de allra flesta kunder slänger sig med är ” IT:n ska bara fungera”.
Tyvärr så är det inte så, IT är inte problemfritt och det har eller kommer förmodligen aldrig att vara det.
De som säger det, talar inte sanning eller är inte tillräckligt kunniga.
Tyvärr är IT-branschens offerter, lösningsförslag eller prissättning(vad vi nu väljer att kalla det) oklar i sin grund.
De allra flesta vet inte vad som står eller vad de betalar för.
Nedan tänkte jag specificera några delar som jag hoppas kan skapa en varning hos er och bör rödmarkeras direkt.

  • Övervakning av system/nätverk/servrar osv….
    Många leverantörer väljer att lägga in en kostnad likt ovan.
    Om nu leverantören har ett övervakningssystem och envisas med att det ska vara en kostnad,
    då bör ni slippa betala för all tid som leverantören lägger på support.
    För har de så aktiv övervakning och tar betalt för det, så borde de kunna lösa problemen
    direkt eller t.o.m innan de dyker upp, right?

  • Lagringskapacitet
    Här bör ni som inköpare/beslutsfattare också tänka till och våga utmana er leverantör.
    Oavsett om ni har haft ett bolag i 10 år och är 50 anställda eller är ett start-up som ska växa.
    För ni kommer alltid att lagra mer data, speciellt i den riktningen vi rör oss i.
    För er som bolag innebär det massvis men tillkommande kostnader och ett ständigt arbete
    att tillsätta utrymme på servrar och dylikt.
  • Hårdvaruinköp och uppdateringar
    Detta är mer regel än undantag.
    Håll ögonen öppna för hur mycket tid som läggs ner på olika standardiserade inköp och diverse uppdateringar som sker.
    Ofta offereras datorkostnaden exklusive nerlagd tid.
    Många gånger kan priset för installationen uppstiga till 40% av vad datorn kostade.
    Helt plötsligt är datorn inte så billig som ni kom överens om.
    Här kan ni också titta tillbaka och jämföra om nerlagda timmar stämmer överens med tidigare installationer.
    För det är ni som finansierar IT-bolagens praktikanttid och utbildning.

  • Diflex
    På Diflex strävar vi efter full transparens mot kunderna, vi har helt enkelt inga eskalerande eller rörliga kostnader.
    Vi erbjuder en komplett helhetstjänst till ett fast pris, som är skräddarsytt efter kunden.
    Fördelen med det är att ni som kund vet exakt vad ni ska betala varje månad och ni slipper alla rörliga kostnader likt ovan.
    Det innebär att ni kan växa med rätt IT-stöd och att faktureringen för era IT-tjänster sker på en rad med samma pris.

    Som slutkläm vill jag bara säga att ni ska vara noggranna med vad som står i avtalen, försök göra kalkyler på tillkommande kostnader och vilka dessa är.
    Det bästa sättet är att ni tittar tillbaks och går igenom era IT-kostnader de senaste 5 åren.
    I de allra flesta fall har ni stora eskalerande kostnader och betalar betydligt mer idag än vad ni gjorde då, fråga er varför?


    – Ludvig Lindström, Säljare

    IT-branschens paradox, icke-problemet ingen vill tala om

    Det känns som att det är hög tid att ifrågasätta IT-branschens kanske största ”icke-problem”,
    börja ifrågasätta dess arbetssätt och framförallt faktureringsmodellen som över tid blivit
    organisatoriskt accepterad.

     

    Äta kakan, men fortfarande ha den kvar?
    Majoriteten av alla IT-driftsleverantörer delar på ett eller annat sätt med sig av att de tar ett helhetsgrepp,
    vad det innebär får vi spara till en senare tillfälle.
    De allra flesta leverantörer tar en fast summa pengar av sina kunder för att säkerställa en fungerande IT-drift.
    När samma kund har problem med något så tar leverantören sedan generöst betalt
    i form av konsultationstimmar för att lösa problemet.

    Helt krass, så innebär det att IT-leverantörer är som mest lönsamma, desto mer problem deras kunder har. Modellen är extremt branschspecifik.
    Skulle det varit okej för dig att betala fast ingrävningsavgift till fiber, men när de av misstag gräver till fel hus,
    så måste du betala extra för de timmarna de måste lägga för att korrigera misstaget?

    Eller, betala serviceteknikern som arbetar i hyreshuset när värmen har slutat fungera i din lägenheten?
    Kanske borde vi börja betala extra vid strömavbrott? Jag hade kunnat fortsätta med detta hela dagen.

     

    Hur kan vi skapa ett incitament till att jobba mot samma mål, tillsammans med våra kunder?
    IT-driftsleverantörer måste förändra sitt förhållningssätt.
    Att tjäna pengar på sina kunders motgångar skapar endast en miljö av negativitet och provisoriska lösningar.
    Vänd istället på modellen, ta betalt för att hålla IT:n igång, och tjäna pengar tillsammans med era kunder istället.
    Plocka bort alla tilläggskostnader för saker ni förpliktigat er att ta hand om och börja garantera
    helhetslösningens funktionalitet.

     

    På Diflex har vi tagit oss i kragen och är mitt uppe i denna förändring, nu är det dags för alla att ta sitt ansvar.
    Här kommer fyra punkter som vi har förändrat, använd det som inspiration och ta tag i ”icke-problemet”
    som har förbisetts för länge:

    • Obegränsad support
    • Obegränsad nätverkshårdvara
    • Obegränsad krafttillförsel
    • Inga installationskostnader

    Detta ingår bland annat i vår lösning och våra kunder betalar en fast månadsavgift per användare.
    Vi är som mest lönsamma när våra kunder inte har några IT-relaterade problem och kan då ge dem möjlighet att satsa på sin kärnverksamhet till 100%.